Host Events Form – El Oasis Hotel

Bienvenido, Anfitrión

El Oasis Hotel se complace en apoyar eventos significativos que se alineen con nuestro estilo enfocado en comunidad, bienestar y artes. Ofrecemos espacios a costo accesible o gratuitos por tiempo limitado para crear experiencias memorables.
Este formulario contiene algunos lineamientos necesarios para organizar tu evento exitosamente. Por favor, revisa cada sección cuidadosamente para asegurar una experiencia fluida para todos.

Lineamientos Generales para Eventos

1. Filosofía de El Oasis

El Oasis ofrece espacios gratis o a costo (por tiempo limitado) para eventos que enriquezcan la experiencia de nuestros huéspedes y la comunidad local. Nuestro enfoque es crear un ambiente de bienestar, conexión con la comunidad y artes.

2. Espacios Exteriores

Los espacios exteriores son más económicos y requieren únicamente:

Tarifa de limpieza (o que el anfitrión limpie según estándar del hotel)
Coordinación previa con el equipo del hotel
Cumplimiento de políticas de ruido y horarios

3. Espacios Interiores

Los espacios interiores tienen una tarifa baja para cubrir:

Utilidades (electricidad, aire acondicionado, etc.)
Limpieza especializada posterior al evento
Mantenimiento adicional de instalaciones

4. Promoción del Evento

El Oasis apoya en la promoción del evento, pero el contenido debe ser aprobado previamente para asegurar que esté alineado con el estilo enfocado en comunidad, bienestar y artes de nuestra marca. Una vez aprobado, se compartirá en las plataformas del hotel y con los huéspedes del fin de semana.

5. Responsabilidades del Anfitrión

El Oasis no provee personal de apoyo el día del evento. El anfitrión es completamente responsable de:

Llegar con suficiente antelación para montaje
Permanecer después para desmontar y guardar todo
Mover mesas y sillas desde su ubicación actual hasta el lugar deseado
Devolver exactamente a su posición original (con fotos de referencia)
Limpieza según estándar del hotel (o se cargará el cleaning fee a la tarjeta pre-autorizada)
Planificación, coordinación y producción completa del evento

Nota: El Oasis no se involucra en planificación, coordinación ni producción del evento. Si el anfitrión requiere apoyo en esas áreas, se le recomendarán coordinadores de eventos externos.

6. Preautorización de Tarjeta de Crédito

El anfitrión deberá proporcionar una tarjeta de crédito válida que será preautorizada por $100 USD. Esta preautorización cubrirá posibles cargos por cleaning fees o daños menores que puedan ocurrir durante el evento. Si no se incurre en gastos adicionales, la preautorización será liberada después del evento.

7. Servicios con Costo Adicional

Los siguientes servicios están disponibles por un costo adicional:

Catering completo
Catering parcial (bebidas, bar, vasos, servilletas)
Solo dispensador de agua y vasos
Personal de apoyo pago (montaje, mover elementos, desmontaje)
Uso del set de bienestar exterior: lona grande, algunos mats de yoga, algunos cojines de meditación
Otros suministros o servicios, bajo consulta

8. Políticas Importantes

Prohibición Completa de Fumar: El Oasis es una propiedad 100% libre de humo, tanto en interiores como exteriores. Esto incluye cigarrillos, cigarrillos electrónicos, vapeo y cualquier tipo de sustancia.

Preautorización: Daños mayores al evento serán responsabilidad del anfitrión más allá de la preautorización de $100 USD. Se realizará una inspección antes y después del evento.

9. Exoneración Completa de Responsabilidad

El Oasis Hotel no se responsabiliza por ningún tipo de incidente que pueda ocurrir durante el evento, incluyendo pero no limitándose a: altercados entre participantes, lesiones personales de cualquier naturaleza, hurtos o pérdidas de propiedad personal, accidentes de cualquier tipo, responsabilidad por menores de edad presentes en el evento, daños a vehículos estacionados en la propiedad, intoxicación alimentaria o reacciones alérgicas, conflictos legales entre participantes, emergencias médicas, o cualquier otra situación adversa. El anfitrión asume plena responsabilidad civil y legal por todos los aspectos del evento y sus consecuencias, liberando completamente a El Oasis Hotel, su administración, empleados y propietarios de cualquier demanda, reclamación o responsabilidad derivada del evento organizado.

Nota Final

El Oasis Hotel está en proceso continuo de restauración y mejora. Estos lineamientos buscan asegurar comunicación clara, entendimiento mutuo y éxito en cada evento. Agradecemos tu colaboración para crear experiencias memorables en armonía con nuestro ambiente enfocado en comunidad, bienestar y artes.

Welcome, Host

El Oasis Hotel is pleased to support meaningful events that align with our style focused on community, wellness and arts. We offer spaces at accessible cost or free for a limited time to create memorable experiences.
This form contains some necessary guidelines to organize your event successfully. Please review each section carefully to ensure a smooth experience for everyone.

General Event Guidelines

1. El Oasis Philosophy

El Oasis offers free or low-cost spaces (for a limited time) for events that enrich the experience of our guests and the local community. Our approach is to create an atmosphere of wellness, community connection, and arts.

2. Outdoor Spaces

Outdoor spaces are more economical and require only:

Cleaning fee (or host cleans according to hotel standard)
Prior coordination with hotel team
Compliance with noise policies and schedules

3. Indoor Spaces

Indoor spaces have a low fee to cover:

Utilities (electricity, air conditioning, etc.)
Specialized cleaning after the event
Additional facility maintenance

4. Event Promotion

El Oasis supports event promotion, but content must be pre-approved to ensure alignment with our natural and clean brand style focused on community, wellness and arts. Once approved, it will be shared on the hotel’s platforms and with weekend guests.

5. Host Responsibilities

El Oasis does not provide support staff on the day of the event. The host is completely responsible for:

Arriving with sufficient time for setup
Remaining afterwards to dismantle and store everything
Moving tables and chairs from their current location to the desired place
Returning them exactly to their original position (with reference photos)
Cleaning according to hotel standard (or cleaning fee will be charged to pre-authorized card)
Complete event planning, coordination, and production

Note: El Oasis does not get involved in event planning, coordination, or production. If the host requires support in these areas, external event coordinators will be recommended.

6. Credit Card Pre-Authorization

The host must provide a valid credit card that will be pre-authorized for $100 USD. This pre-authorization will cover potential charges for cleaning fees or minor damages that may occur during the event. If no additional costs are incurred, the pre-authorization will be released after the event.

7. Additional Cost Services

The following services are available for an additional cost:

Complete catering
Partial catering (drinks, bar, glasses, napkins)
Water dispenser and glasses only
Paid support staff (setup, moving elements, dismantling)
Use of outdoor wellness set: large tarp, some yoga mats, some meditation cushions
Other supplies or services, upon consultation

8. Important Policies

Complete Smoking Prohibition: El Oasis is a 100% smoke-free property, both indoors and outdoors. This includes cigarettes, electronic cigarettes, vaping, and any type of substance.

Pre-Authorization: Major damages beyond the event will be the host’s responsibility beyond the $100 USD pre-authorization. An inspection will be conducted before and after the event.

9. Complete Liability Waiver

El Oasis Hotel is not responsible for any type of incident that may occur during the event, including but not limited to: altercations between participants, personal injuries of any nature, theft or loss of personal property, accidents of any kind, responsibility for minors present at the event, damage to vehicles parked on the property, food poisoning or allergic reactions, legal conflicts between participants, medical emergencies, or any other adverse situation. The host assumes full civil and legal responsibility for all aspects of the event and its consequences, completely releasing El Oasis Hotel, its management, employees, and owners from any lawsuit, claim, or liability arising from the organized event.

Final Note

El Oasis Hotel is in a continuous process of restoration and improvement. These guidelines seek to ensure clear communication, mutual understanding, and success in each event. We appreciate your collaboration in creating memorable experiences in harmony with our environment focused on community, wellness and arts.

🎪Host Events Form